CHI PHÍ ẨN KHI CHUYỂN ĐỔI VĂN PHÒNG LÀM VIỆC

Có những chi phí ẩn khi chuyển văn phòng làm việc, nhưng không cần thiết bạn phải quá căng thẳng

Các doanh nghiệp ở mọi quy mô đều có một điểm chung: Tất cả đều khởi đầu là những doanh nghiệp nhỏ. Bắt đầu từ nhỏ là góc dành cho những người mới bắt đầu. 

Chuyển văn phòng là một cơ hội để mang lại cho doanh nghiệp của bạn một khởi đầu mới. Không chỉ có cơ hội để đưa doanh nghiệp của bạn vào một môi trường mới thú vị mà việc chuyển văn phòng có thể đưa doanh nghiệp thoát khỏi lối suy nghĩ cũ, khuyến khích sự đổi mới, thay đổi doanh nghiệp và mở ra những cách làm việc mới và linh hoạt hơn.

Nhưng đừng nghĩ rằng chuyển văn phòng không phải là một trải nghiệm căng thẳng. Việc chuyển văn phòng đơn giản và liền mạch nhất cũng có thể gây căng thẳng cho nhân viên và bên cạnh chi phí trực tiếp của việc thay đổi hợp đồng thuê, còn có các chi phí khác cần xem xét.

Chi phí ẩn khi chuyển đổi văn phòng làm việc

NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG

Không phải lúc nào thời gian cũng là điều xa xỉ đối với các doanh nghiệp đang tìm kiếm không gian văn phòng mới, nhưng khi có thể, hãy dành thời gian để cân nhắc lựa chọn của bạn. Nếu bạn đang thuê một công ty bên ngoài để hỗ trợ quản lý hậu cần của việc di dời, thì việc có nhiều thời gian lập kế hoạch sẽ giúp bạn tránh cảm thấy vội vàng khi đưa ra các quyết định.

Trừ khi bạn là một doanh nghiệp quá nhỏ, việc sử dụng các dịch vụ chuyên nghiệp để quản lý việc di dời văn phòng gần như luôn dễ dàng hơn. Các công ty này không chỉ hỗ trợ công việc thủ công để di chuyển an toàn thiết bị của bạn từ địa điểm này sang địa điểm khác mà họ còn có kinh nghiệm để có thể đảm nhận các công việc chi tiết tốt hơn, chẳng hạn như trang trí, thiết lập cơ sở hạ tầng CNTT, thiết kế nội thất và truy cập internet bảo mật.

Ngoài lựa chọn thuê sự trợ giúp từ bên ngoài, có một số chi phí di chuyển là tiêu chuẩn cho mỗi lần chuyển đổi văn phòng làm việc. Hãy cùng Thuê Nhanh Hơn xem xét một số chi phí di chuyển văn phòng chi tiết.

CHI PHÍ TRỰC TIẾP

ĐÓNG GÓI
Tùy thuộc vào loại thiết bị mà văn phòng của bạn sử dụng, chi phí lao động và đóng gói liên quan đến việc đóng gói phần cứng, đồ đạc và thiết bị của bạn có thể rất khác nhau. Máy tính để bàn có thể đóng gói tương đối đơn giản, nhưng các thiết bị nặng và giá trị cao có thể cần được chú ý đặc biệt.

DI CHUYỂN
Một trong những chi phí rõ ràng hơn của việc di chuyển văn phòng là trả tiền cho những người điều động chuyên nghiệp để vận chuyển thực tế thiết bị của bạn từ địa điểm cũ sang địa điểm mới. Khoảng cách cũng là một yếu tố tương đương với số lượng thiết bị đang được di chuyển và có nguy cơ một số mặt hàng có thể bị hỏng trong quá trình vận chuyển.

CÁP MẠNG DỮ LIỆU
Ngay cả các mạng văn phòng đơn giản cũng yêu cầu cài đặt và đi dây chuyên nghiệp để đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động chính xác. Các thiết lập văn phòng phức tạp hơn sẽ cần các kỹ sư CNTT có tay nghề cao để lắp đặt giá đỡ máy chủ, bảng vá lỗi và định tuyến cáp qua tường và sàn để đảm bảo có mạng tốc độ cao trong toàn bộ không gian.

PHÍ THỦ TỤC PHÁP LÝ
Việc chuyển văn phòng liên quan đến rất nhiều thủ tục giấy tờ và nếu có thủ tục giấy tờ thì sẽ có phí luật sư. 

NỘI THẤT MỚI
Một chi phí rõ ràng khác — và đặc biệt là đối với các chủ doanh nghiệp khi bước vào một văn phòng không có đồ đạc — là đồ nội thất mới. Việc mua ghế mới, bàn làm việc là điều không thể tránh khỏi.

CHI PHÍ TRANG TRÍ
Những văn phòng mới được xây dựng cũng yêu cầu mức độ tùy chỉnh để biến chúng thành của riêng bạn, cho dù bạn quyết định sơn lại và lắp đặt thảm mới hay thêm thương hiệu và biểu tượng của riêng mình. 

CHI PHÍ GIÁN TIẾP

DI CHUYỂN TRONG GIỜ LÀM VIỆC
Nhu cầu thấp là lý do vì sao chuyển văn phòng vào các ngày trong tuần rẻ hơn nhiều: Mọi người cố gắng tránh bị gián đoạn việc thu dọn đồ đạc và chuyển văn phòng trong giờ hành chính. Đối với các công ty, điều này không chỉ làm gián đoạn lịch trình của nhân viên mà còn có chi phí cơ hội để tạm dừng kinh doanh trong khi bạn chuyển đi.

HỆ THỐNG MỚI GẶP VẤN ĐỀ
Các vấn đề về phát sinh với thiết bị mạng mới rất phổ biến và trong trường hợp xấu nhất, lỗi hệ thống CNTT đột ngột tại văn phòng mới có thể mất nhiều ngày để xác định, cô lập và khắc phục. Nó có thể nhỏ như một hệ thống truy cập thẻ khóa bị lỗi hoặc nghiêm trọng như một sự cố máy chủ, nhưng tất cả đều cộng thêm số giờ kinh doanh bị mất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

TỔ CHỨC KHÔNG GIAN MỚI
Bất kỳ ai cũng có thể lấp đầy một căn phòng trống bằng bàn và ghế, nhưng việc tạo ra bố cục lý tưởng cho một không gian văn phòng mới cần đến chuyên môn của một đơn vị thiết kế nội thất. Sắp xếp bàn làm việc phải tiết kiệm không gian, các khu vực chung nên tận dụng ánh sáng tự nhiên và phòng họp nên cân bằng giữa sự cởi mở và riêng tư.

THỜI GIAN THÍCH NGHI VĂN PHÒNG MỚI
Mặc dù nhân viên thường hạnh phúc hơn ở văn phòng mới, nhưng có thể có tác động ngắn hạn đến năng suất, đặc biệt nếu việc di chuyển được xử lý không đúng cách. Sự gián đoạn với thói quen thông thường, sự thay đổi về đường đi làm và sự thay đổi về thói quen ngủ đều có thể góp phần vào một giai đoạn thích nghi có thể mất vài tuần để vượt qua.

TẠI SAO BẠN NÊN CÂN NHẮC DI CHUYỂN VĂN PHÒNG CỦA MÌNH?

Di dời văn phòng của bạn có vẻ như là một quá trình căng thẳng, nhưng có những lợi ích đối với việc thay đổi cảnh quan không chỉ là việc mở rộng đơn thuần. Sự hạnh phúc của nhân viên đã được chứng minh là tăng lên sau khi chuyển văn phòng, điển hình là do không gian văn phòng mới thoải mái hơn và được trang bị tốt hơn với các công cụ và không gian mà nhân viên cần để làm việc linh hoạt và hiệu quả.

Nơi bạn chọn để đặt trụ sở công ty cũng nói lên rất nhiều điều về thương hiệu và quỹ đạo kinh doanh của bạn. Chuyển đến một vùng lân cận mới — gần hơn với những người chơi lớn trong ngành của bạn hoặc vị trí của khách hàng — có thể có tác động rất lớn đến cách khách hàng và công chúng nhìn nhận doanh nghiệp của bạn.

Chuyển văn phòng cũng là một cơ hội để định hình lại không gian làm việc thực tế của doanh nghiệp bạn trong bối cảnh sự thay đổi gần đây đối với các mô hình làm việc kết hợp và linh hoạt. Không gian tầng không sử dụng có thể được chuyển sang không gian linh hoạt hơn, dễ thích ứng hơn, nơi các nhóm có thể cộng tác và duy trì năng suất trong một văn phòng đáp ứng nhu cầu của họ.

Khi sự căng thẳng và gián đoạn thông thường của việc di dời văn phòng truyền thống không còn là trở ngại, nhóm của bạn có thể tập trung vào những gì họ làm tốt nhất — và doanh nghiệp của bạn có thể tiếp tục tiến lên phía trước.