Trước hết, không có tòa nhà nào là hoàn hảo đáp ứng mọi tiêu chí đặt ra. Vì vậy trong quá trình xem xét, đánh giá, lựa chọn tòa nhà văn phòng, khách thuê nên đặt ra các tiêu chí lựa chọn rõ ràng.

Căn cứ mục đích, yêu cầu sử dụng, ngân sách tiền thuê, các tiêu này cần được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, tiêu chí nào là bắt buộc, tiêu chí nào có thể cân nhắc.

Đây là những kinh nghiệm đúc rút qua hơn 03 năm cung cấp dịch vụ tư vấn và cho thuê văn phòng của thuenhanhhon.com. Hi vọng sẽ giúp bạn để có kế hoạch tốt hơn trong việc xem xét và đàm phán thuê văn phòng cho công ty. Cùng thuenhanhhon.com tìm hiểu cụ thể qua các nội dung dưới đây:

Các hạng mục cần xem xét và đánh giá
I. Tổng quan về tòa nhà văn phòng cho thuê
II. Đặc điểm của diện tích thuê
III. Tiện ích, dịch vụ của tòa nhà

Một lưu ý nhỏ: Trước khi ký kết Thư mời thuê (Offer To Lease), Hợp đồng thuê hay chuyển tiền đặt cọc, khách thuê nên có sự trợ giúp của công ty thiết kế và thi công nội thất cùng xem xét diện tích dự định thuê để:

+ Lên bản vẽ mặt bằng, nhằm xác định diện tích văn phòng có thỏa mãn được yêu cầu sử dụng như: Số chỗ làm việc cho nhân viên, phòng riêng của lãnh đạo, phòng họp, phòng server, kho, pantry, chỗ để tài liệu v.v.

+ Khái toán chi phí trang trí nội thất.

Việc xem xét đầy đủ, không bỏ sót bất kỳ đặc điểm nào của tòa nhà văn phòng cho thuê, sẽ giúp cho khách thuê ra quyết định chính xác trong quá trình lựa chọn và ký kết Hợp đồng thuê. Các tiêu chí có thể phân chia thành 3 nhóm: Tổng quan về tòa nhà; Đặc điểm của diện tích thuê và các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí; Tiện ích, dịch vụ của tòa nhà

Kết quả của việc xem xét và thuê văn phòng ảnh hưởng đến doanh nghiệp trong thời gian dài nên sự cẩn thận là điều cần thiết

Tổng quan về tòa nhà văn phòng cho thuê
1. Vị trí, giao thông

+ Vị trí và giao thông là yếu tố đầu tiên cần xét đến với bất kỳ một động sản nào, cụ thể khách thuê cần xem xét các khía cạnh sau:

+ Đặc điểm của khu vực, như tuyến phố tập trung nhiều tòa nhà văn phòng, tuyến phố buôn bán, gần đó có các công trình biểu tượng, các trụ sở cơ quan nhà nước lớn v.v.; Giao thông có bị tắc đường hay không, đường 1 hay 2 chiều, có các dự án giao thông lớn trong vòng 1 – 2 năm tới như mở rộng đường, xây dựng đường tàu điện trên cao;

+ Các tiện ích xung quanh như chỗ ăn trưa cho nhân viên, phòng giao dịch ngân hàng; Tòa nhà có khả năng bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn, chất thải do có các công trình xây dựng, chợ v.v. xung quanh; Tuyến đường có bị lụt đến mức đột tắc nghẽn khi mưa lớn.

Văn phòng tại những khu vực giao thông đồng bộ, thuận tiện, đường rộng ít tắc luôn được ưu tiên lựa chọn

2. Hình ảnh bên ngoài của tòa nhà:

Hình ảnh tòa nhà ảnh hưởng rất lớn đến hình ảnh doanh nghiệp bạn trong con mắt của đối tác, khách hàng, nhất là các đối tác, khách hàng mới.

Hình ảnh tòa nhà cũng ảnh hưởng nhiều đến “tâm lý” của nhân viên, hẳn họ sẽ thấy tự hào hơn khi nói rằng: Công ty chúng tôi ở tầng 20 tòa nhà Indochina thay vì ở số 78 đường Bạch Đằng

Đặt văn phòng tại các tòa nhà sang trọng luôn gây được ấn tượng tốt đến đối tác khách hàng

3. Lối ra vào tòa nhà:

Có riêng biệt, thuận lợi cho khách hàng hay không, đặc biệt là các khách hàng đi ô tô.

4. Các chi tiết thiết kế

Không gian, thiết kế, xây dựng và hoàn thiện sảnh lobby, sảnh các tầng văn phòng

Tòa nhà có sảnh rộng rãi, sang trọng và lễ tân sẽ mang đến cảm giác chuyên nghiệp hơn

5. Khách thuê cùng tầng và khách thuê trong tòa nhà

+ Khách nước ngoài, thương hiệu lớn là minh chứng thẩm định chất lượng dịch vụ tòa nhà;

+ Khách thuê cũng cần xem xét trong tòa nhà có những ngành nghề mà lượng người ra vào quá lớn gây ách tắc thang máy, gây tiếng ồn, ảnh hưởng đến môi trường văn phòng chuyên nghiệp như: Bảo hiểm nhân thọ, bán hàng đa cấp, đào tạo v.v.

Đặc điểm của diện tích thuê
6. Diện tích thuê:

+ Một diện tích văn phòng trần cao, ít cột, có nhiều cửa sổ, hoặc tường kính sẽ tạo cảm giác thông thoáng và môi trường làm việc tốt cho nhân viên. Hình dạng của văn phòng không vuông vắn, nhiều cột sẽ làm tăng các diện tích lãng phí, phát sinh chi phí đầu tư.

Một không gian sàn văn phòng vuông vắn, ít cột sẽ dễ dàng hơn và tiết kiệm hơn cho việc thiết kế và thi công văn phòng

+ Khách thuê cũng cần làm rõ tiêu chuẩn bàn giao của chủ tòa nhà về trần, tường, sàn, đầu chờ điện, mạng v.v. Tất cả các tiêu chí này đều ảnh hưởng đến chi phí trang trí nội thất của khách thuê.

Nếu bạn chưa xác định được diện tích cần thuê. Hãy tham khảo bài viết: Tiêu chuẩn diện tích văn phòng để ước lượng diện tích thuê chính xác hơn, tránh lãng phí ngân sách.

Tiện ích, dịch vụ của tòa nhà

7. Hệ thống điều hòa: 

Trong trường hợp khách thuê phải trả tiền điện điều hòa, rất cần những người có chuyên môn về điều hòa xem xét đánh giá chất lượng, độ cũ, mới từ đó xác định được mức điện năng tiêu hao.

8. Thang máy: 

Khách thuê cần xem xét số lượng và chất lượng hệ thống thang máy được trang bị tại tòa nhà. Việc xem xét vào các giờ cao điểm, đầu giờ, cuối giờ sáng hoặc chiều sẽ cho thông tin rõ nhất về mức độ đáp ứng của thang máy đối với số lượng người trong tòa nhà.

Không ai thích phải chờ đợi, nhất là khi thang máy đến và bên trong đã đủ người, nên số lượng thang máy ảnh hưởng nhiều đến sự hài lòng của nhân viên làm việc tại tòa nhà.

9. Thông tin liên lạc: 

Khách thuê cần kiểm tra các nhà mạng có thể cung cấp dịch vụ, cũng như cần kiểm tra cụ thể sóng điện thoại di động có hoạt động bình thường tại diện tích thuê hay không.

10. Nhà vệ sinh: 

Số lượng nhà vệ sinh mỗi sàn, cách bố trí nhà vệ sinh là tập trung hay phân bố đều, trang thiết bị trong khu vệ sinh là những điều bạn cần để ý.

11. Máy phát dự phòng

Công suốt máy phát điện có đủ cho toàn bộ hoạt động hay từng phần, thời gian đáp ứng, cấp điện nếu xảy ra sự cố mất điện lưới.

12. Tầng hầm và chỗ đỗ xe

Khả năng chứa xe tại tòa nhà, của người làm việc trong tòa nhà và khách đến giao dịch

Ngoài khả năng chứa, khu vực để xe còn cần chú ý đến vấn đề an ninh và an toàn chung, nhất là tại các tầng hầm

13. Dịch vụ lễ tân

14. An ninh – Trật tự

15. Các tiện ích dịch vụ khác trong tòa nhà

Căng tin & café, ăn trưa, phòng họp cho thuê, phòng hội thảo, cầu truyền hình ,…

Hi vọng rằng với các thông tin Hướng dẫn xem xét đánh giá toà nhà văn phòng cho thuê mà thuenhanhhon.com cung cấp sẽ giúp bạn có cách nhìn toàn diện hơn về việc xem xét và đánh giá toà nhà văn phòng cho thuê trước khi đưa ra quyết định thuê văn phòng.

Để được tư vấn thuê văn phòng và hướng dẫn đàm phán hợp đồng thuê văn phòng vui lòng liên hệ:

Dịch vụ thuê văn phòng thuenhanhhon.com – Tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp!