Xác định được đúng diện tích văn phòng cho thuê luôn là ưu tiên hàng đầu của hầu hết các doanh nghiệp, công ty. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí mà phải bỏ ra hàng tháng để thuê văn phòng. Vậy làm thế nào mới có thể xác định được diện tích văn phòng mà mình cần sẽ là bao nhiêu? . Thuê Nhanh Hơn xin gợi ý đến bạn một vài kinh nghiệm giúp các bạn có thể dễ dàng ước tính được diện tích phù hợp cho công ty của mình.

Dựa vào lĩnh vực kinh doanh, số lượng nhân viên và nhu cầu sử dụng để có thể lập kế hoạch cụ thể, xác định diện tích chuẩn khi thuê văn phòng nhằm giảm bớt những chi phí không cần thiết. Sẽ là một con số khá lớn khi bạn tính toán sai và thời gian thuê văn phòng trong 1-2 năm.

Những yếu tố ảnh hưởng đến diện tích khi thuê văn phòng.

Những yếu tố sau đây sẽ giúp bạn tầm nhìn tổng quát xác định được diện tích mà mình muốn thuê văn phòng.

Lĩnh vực kinh doanh ảnh hưởng đến diện tích của văn phòng làm việc.

Bạn đang kinh doanh ở lĩnh vực nào? Nhân viên có thường xuyên làm việcc tại văn phòng hay không? Có sản phẩm dịch vụ cần trưng bày tại văn phòng hay không? Khách hàng có thường xuyên ghé văn phòng công ty bạn? Tuỳ vào tính chất của mỗi lĩnh vực kinh doanh mà bạn có thể xác định được diện tích văn phòng phù hợp cho mình nhất.

Đa số các văn phòng làm việc thì nhân viên đều có chỗ ngồi cố định và làm việc trong không gian văn phòng với nhau. Tuy nhiên một số lĩnh vực kinh doanh có đặc điểm công việc phải thường xuyên di chuyển như vận tải, du lịch, ship, các nhân viên sale ... Hay văn phòng công ty thường xuyên gặp gỡ đối tác khách hàng thì cần tách biệt với khu làm việc của nhân viên để tránh sự tập trung làm việc và sự chuyên nghiệp của công ty.

Bên cạnh đó là có nên chia nhỏ văn phòng làm việc không? Việc phân chia sẽ gây tốn diện tích và tốn kém khi thiết kế thi công văn phòng. Thông thường những doanh nghiệp cần sự tập trung cho nhân viên hay cần có sự tách biệt giữa các nhóm làm việc với nhau mới phải tính toán đến phương án này như tài chính, kế toán, công ty luật...

Thiết kế không gian mở tạo được sự thoải mái cho nhân viên và tính cạnh tranh giữa các team trong nội bộ công ty mà còn tiết kiệm được chi phí setup văn phòng.

Số lượng nhân viên và sự phát triển của doanh nghiệp.

Cần xem xét hết số lượng nhân viên làm việc trong văn phòng và cộng tác viên hiện tại doanh nghiệp bạn đang có. Dựa vào số lượng này bạn có thể tính toán tương ứng diện tích văn phòng cần sử dụng là bao nhiêu.

Với một doanh nghiệp nhỏ khoảng 5-10 nhân viên thì văn phòng trọn gói hay Coworking space là sự lựa chọn khá phù hợp với khoảng thời gian thuê từ 6 tháng đến 1 năm. Nếu từ 20 nhân viên trở lên thì văn phòng truyền thống sẽ giúp tối ưu chi phí của bạn hơn.

Sự phát triển của doanh nghiệp là yếu tố bắt buộc mà bạn cần tính toán. Dự trù được sự gia tăng nhân sự trong tương lai, quy mô phát triển của bạn trong khoảng 5 năm hay ít nhất là khoảng thời gian thuê văn phòng làm giảm rất nhiều chi phí thuê văn phòng mà bạn phải bỏ ra.

Đã rất nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng "tiến thoái lưỡng nan" ở không được, chuyển văn phòng mới cũng không xong. Không tính toán được lượng nhân viên sẽ tăng lên khi doanh nghiệp phát triển. Văn phòng cũ không đáp ứng được lượng nhân viên đó mà di chuyển văn phòng mới trước thời hạn lại tiêu tốn quá nhiều chi phí.

Lựa chọn một toà nhà văn phòng linh hoạt có thể mở rộng diện tích thuê khi bạn cần là giải pháp tối ưu khi bạn chưa dự trù được sự phát triển của doanh nghiệp mình.

Bố trí không gian nội thất văn phòng phù hợp tiết kiệm được diện tích thuê.

Cách sắp xếp, thiết kế không gian nội thất văn phòng giúp giảm bớt những diện tích không đáng có tiết kiệm được chi phí thuê văn phòng mà bạn phải bỏ ra. Có cần phòng họp, phòng tiếp khách, không gian nghỉ ngơi của nhân viên hay không? Một không gian chung sẽ chiếm một diện tích không nhỏ trong văn phòng và công ty của bạn có cần đến không gian này? 

Lên một bảng tính toán chi tiết toàn diện những gì cần phải có trong không gian văn phòng của bạn để có thể xác định được diện tích thuê chính xác nhất.

Diện tích thuê được tính theo NET hay diện tích Gross.

Toà nhà văn phòng mà bạn quan tâm tính diện tích thuê văn phòng theo NET hay GROSS cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí và cách thiết kế văn phòng của bạn.

Diện tích NET:  phần diện tích thực tế mà doanh nghiệp đi thuê trả phí thuê và sử dụng. Cụ thể, diện tích NET được tính từ tường kéo dài đến phần vách ngăn, không bao gồm sảnh, hành lang, WC cũng như các khu vực công cộng trong tòa nhà.

Riêng một số tòa nhà, diện tích NET có thể sẽ bao gồm diện tích các cột trụ trên sàn nhà hoặc không bao gồm nếu tòa nhà có kết cấu nhiều cột hoặc cột lớn.

Phần diện tích NET thường được ngăn cách với các phần diện tích công cộng bằng cửa kính hoặc vách ngăn; trên thực tế, những phần diện tích công cộng như nhà vệ sinh, sảnh, hành lang, thang máy, cầu thang bộ… không được tính vào phần diện tích NET – vì thế, doanh nghiệp không phải trả phí thuê cho phần diện tích này.

Hầu hết các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B đều tính diện tích NET khi tính tiền cho khách thuê.

Diện tích GROSS:  là cách tính diện tích văn phòng cho thuê bao gồm phần diện tích mà khách thuê sử dụng làm việc (diện tích NET) cộng thêm phần diện tích để sử dụng chung như: thang máy, hành lang, nhà vệ sinh, sảnh lễ tân, cầu thang bộ, lối thoát hiểm…

Diện tích GROSS = Diện tích NET + Phần diện tích công cộng được sử dụng chung

Đối với các doanh nghiệp thuê diện tích cả sàn, có thể nói diện tích sàn là diện tích GROSS.

Trên đây là một số yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến diện tích văn phòng thuê. Quý khách hàng cần tư vấn thêm thông tin và hỗ trợ thuê văn phòng tại Đà Nẵng liên hệ với Thuê Nhanh Hơn nhé! Cảm ơn vì đã đọc.