Di chuyển văn phòng làm việc đều cần có sự chuẩn bị đầy đủ để đảm bảo được quá trình chuyển từ một nơi này qua nơi khác một cách suôn sẻ. Dựa vào kinh nghiệm trong lĩnh vực văn phòng cho thuê tại Đà Nẵng trong rất nhiều năm qua Thuê Nhanh Hơn sẽ giúp bạn lập một kế hoạch cụ thể khi di chuyển văn phòng. Hãy lên một kế hoạch nhỏ cho việc này nhé.

Lên kế hoạch chi tiết cụ thể cho việc di chuyển văn phòng 

Háy lập ra một kế hoạch và phân công nhân viên cũng như tính toán chi phí trước khi di chuyển văn phòng nhé. Theo kinh nghiệm của Thuê Nhanh Hơn thì các bạn hãy lên một kế hoạch cụ thể khi mà hợp đồng thuê văn phòng cũ hoặc muốn chuyển đi nơi khác trong khoảng 6 tháng đến một năm trước khi thực hiện.

• Chọn người trong công ty phụ trách công việc này, bao gồm cả liên hệ (chủ nhà mới và cũ, dịch vụ vận chuyển, nhà cung cấp, nhà thầu ...vvv), 
• Xem xét lại sơ đồ văn phòng mới. Cách mà bạn muốn bố trí lại không gian làm việc trong công ty của mình cho tối ưu hơn.
• Ngân sách : tính toán chi tiết lại ngân sách của bạn phải chi cho việc di chuyển văn phòng này. Cộng tất cả các chi phí liên quan để chuyển mọi thứ đến văn phòng mới của bạn, bao gồm cả người di chuyển, chuyên gia CNTT và đồ nội thất mới. Bạn có thể sẽ cần phải sửa lại con số này khi nhận được báo giá, nhưng bạn nên bắt đầu với một con số mà bạn cảm thấy hài lòng.

​

Những việc cần làm trước khi di chuyển văn phòng ​

Tổ chức một cuộc họp với những người đóng vai trò quan trọng trong công ty của bạn. Xem lại những gì và ai sẽ chuyển đến văn phòng mới và ai chịu trách nhiệm giám sát những gì. Đặt ra những thứ cần mua cho vị trí mới. Nếu bạn đang tuyển dụng sau khi chuyển đi, hãy tính các nhiệm vụ và nhu cầu của nhân viên mới vào kế hoạch bố trí và mua hàng.

Kiểm kê những thứ sẽ được di chuyển và những thứ có thể phải bỏ đi 

Xem lại hợp đồng thuê văn phòng với chủ nhà mới và thủ tục để tránh những việc không cần thiết trong lúc di chuyển 

Nghiên cứu và thuê một công ty chuyên dịch vụ chuyển nhà hay văn phòng. Tốt nhất tìm một công ty có uy tín hay thông qua giới thiệu hay nhờ Thuê Nhanh Hơn 

Thông báo với nhân viên trong công ty

Hãy mở một cuộc họp với nhân viên trong công ty, để mỗi nhân viên có thế chuẩn bị tâm lý, nói lên nhu cầu và có thể trao đổi trực tiếp để giải quyết những những gì văn phòng cũ gặp.

• Chia sẻ chi tiết về việc di chuyển với toàn bộ nhân viên của bạn, giúp họ có một tâm thế chuẩn bị tích cực. 
• Thông báo cụ thể thời gian sẽ di chuyển để nhân viên của bạn có sự chuẩn bị 
• Đặt hàng vật tư đóng gói, như thùng, băng dính và nhãn. Các hộp mã màu cho việc di chuyển sẽ giúp công việc của nhân viên dọn dẹp sạch sẽ hơn và giúp nhân viên của bạn không gặp khó khăn ở văn phòng mới.
• Trao đổi với nhân viên văn phòng khi họ cần thu dọn bàn làm việc và thủ tục. Nếu bất kỳ nhân viên nào sẽ đi nghỉ hoặc rời đi trong thời gian di chuyển, hãy cho họ biết khi nào và làm thế nào để thu dọn đồ đạc của họ. Nếu bạn muốn nhân viên làm việc tại nhà vào ngày chuyển nhà, hãy cho họ biết để họ có thể thực hiện bất kỳ sự sắp xếp cần thiết nào.

Liên hệ với những bên liên quan trong việc di chuyển văn phòng 

• Thông báo với chủ văn phòng cũ và mới thời gian mà các bạn sẽ thực hiện việc di chuyển này giúp cho họ có kế hoạch và chuẩn bị một số việc cần thiết giúp trong lúc chuyển đi thuận lợi hơn.
• Liên hệ với nhà cũng cấp cấp các dịch vụ như internet, máy lạnh ..vv  Đồng thời thông báo cho họ lịch chuyển và lắp đặt.
• Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ di chuyển khi mọi thứ đã sẵn sàng.

Những lưu ý nhỏ trong việc di chuyển văn phòng cho thuê

• Kiểm tra lại công việc của công ty xem xét việc di chuyển văn phòng có làm gián đoạn việc hoạt động của công ty nhiều hay không 
• Nhắc nhở nhân viên của bạn trước thời gian di chuyển để đóng gói đồ dạc cá nhân, cung cấp địa chỉ văn phòng mới.
• Chụp ảnh văn phòng cũ, để bạn có hồ sơ về tình trạng của nó nếu có bất kỳ vấn đề gì xảy ra với người chuyển nhà hoặc chủ nhà.
• Kiểm tra công tác chuẩn bị tại địa điểm mới, bao gồm hệ thống sưởi, điều hòa không khí và thông gió; CNTT, điện thoại, băng thông rộng, đồ đạc và vật tư.
• Đặt một cái gì đó nhỏ cho bàn làm việc của mỗi nhân viên như một món quà "Chào mừng bạn đến với không gian mới". Mặc dù điều này có thể nhỏ như một gói sôcôla, nhưng nó sẽ giúp nâng cao tinh thần trong quá trình chuyển đổi văn phòng làm việc.
• Đảm bảo mọi thứ được đánh dấu bằng nhãn màu và điểm đến cho văn phòng mới.
• Thông báo cho đối tác và khách hàng của bạn vể địa điểm văn phòng mới.

Lời kết 

Hy vọng tất cả những kế hoạch cho việc di chuyển văn phòng được thực hiện một cách suôn sẻ và các bạn ổn định được văn phòng cho thuê mới tiếp túc phát triển trong công việc kinh doanh của mình.

Rất nhiều bước trong quá trình này sẽ được thực hiện dễ dàng hơn khi bạn lựa chọn một nhà môi giới nhà tư vấn văn phòng chuyện nghiệp như Thuê Nhanh Hơn. Chúng tôi sẽ giúp các bạn tìm được văn phòng phù hợp với ngân sách, nhu cầu và rút ngắn được quá trình chuyển văn phòng tại Đà Nẵng. Cảm ơn vì đã đọc.