Tìm kiếm văn phòng cho công ty là một công việc không hề dễ dàng. Bởi đây sẽ là nơi diễn ra mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Do đó, trong bài viết dưới đây, Thuê Nhanh Hơn sẽ chia sẻ 8 điều cần tránh khi tìm văn phòng, đặc biệt là văn phòng cho thuê quận Hải Châu.

Không có tiêu chí thuê văn phòng rõ ràng
Việc không có các tiêu chí cụ thể về văn phòng mà công ty muốn thuê sẽ khiến bạn gặp khó khăn trong quá trình tìm kiếm, hiệu quả công việc không cao, gây mất thời gian. Do đó, việc đầu tiên bạn cần làm trước khi bắt tay vào tìm kiếm văn phòng đó chính là phải xác định được rõ ràng các tiêu chí mà bạn muốn có ở văn phòng mới của công ty mình. Các tiêu chí đưa ra cần dựa trên các điều kiện thực tế, đáp ứng được các nhu cầu cơ bản và quan trọng nhất của công ty. Đặc biệt là khả năng chi trả. 

Khi xác định được các tiêu chí cụ thể, việc tìm thuê văn phòng sẽ dễ dàng hơn và bạn có thể dễ dàng thu hẹp phạm vi tìm kiếm của mình cũng như tránh xảy ra những vấn đề phát sinh không mong muốn trong quá trình sử dụng sau này của công ty.

Mong muốn vượt quá khả năng chi trả
Ai cũng muốn thuê được một văn phòng làm việc đầy đủ tiện nghi, thế nhưng lại không tính đến khả năng chi trả của công ty, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Trong quá trình tìm kiếm thuê văn phòng, việc đưa ra tiêu chuẩn phù hợp vượt quá với khả năng chi trả của công ty sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian để tìm kiếm, xem xét và lựa chọn hơn. 

Tiền thuê văn phòng chỉ có một loại chi phí
Khá nhiều người, đặc biệt là những người lần đầu thuê văn phòng đều mắc phải lỗi này. Họ đều cho rằng tiền thuê văn phòng chỉ có một loại chi phí duy nhất. Tuy nhiên, trên thực tế, giá thuê mà bạn được thông báo chưa phải là tổng chi phí mà công ty cần phải trả để hoạt động tại địa chỉ này.

Ngoài chi phí thuê mặt bằng, doanh nghiệp còn phải trả thêm nhiều chi phí khác trong quá trình hoạt động tại đây. Ví dụ như: chi phí điện nước, quản lý tòa nhà, tiền internet, tiền gửi xe,...

Do đó, bạn cần phải tìm hiểu thật kỹ về các loại chi phí này để tính toán hợp lý ngân sách mà công ty có thể chi trả. Đồng thời, khi tìm hiểu, thương lượng bạn cần trao đổi cụ thể, rõ ràng với chủ nhà trước khi ký kết hợp đồng với họ.

Không tính trước khả năng công ty mở rộng quy mô
Khi thuê văn phòng bạn cũng nên dự trù trường hợp công ty kinh doanh phát triển, cần thuê thêm nhân viên, tránh việc thiếu chỗ cho nhân viên ngồi làm việc. Hơn nữa, việc di chuyển văn phòng cũng không hề dễ dàng. Việc này không chỉ cần thời gian để tìm văn phòng, làm nội thất mà việc để nhân viên di chuyển tới văn phòng mới cũng mất ít nhất 1 ngày để dọn dẹp, ổn định chỗ làm việc. 

Khá nhiều công ty đã phải chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn do nhân viên tăng, thiếu chỗ làm việc. Do đó, bạn cần tính toán thật kỹ khả năng này sao cho văn phòng mới có thể đáp ứng được nhu cầu của công ty ít nhất 3 năm trở lên.

Không quan tâm tới lợi ích của nhân viên
Khi thuê văn phòng mới, ngoài việc quan tâm tới tính thuận tiện dành cho khách hàng hoặc đối tác thì lợi ích của doanh nghiệp cũng cần đặt lên hàng đầu. Vị trí văn phòng mới có lợi thế cho công ty xây dựng hình ảnh thương hiệu hay không? Khách hàng hoặc đối tác có thể dễ dàng tìm thấy văn phòng mới của công ty bạn hay không? 

Bên cạnh đó, công ty cũng cần quan tâm đến lợi ích của nhân viên nữa. Hãy đảm bảo văn phòng mới sẽ đem lại cho nhân viên những lợi ích sau:

- Khoảng cách từ nhà tới chỗ làm của họ không quá xa so với văn phòng cũ.
- Không gian làm việc của nhân viên cần thoáng đãng, hạn chế tiếng ồn từ xe cộ hay các công trình xây dựng gần đó.
- Vị trí làm việc giữa các nhân viên, bộ phận trong đơn vị cần được bố trí, sắp xếp hợp lý, đảm bảo sự thuận tiện cho các nhân viên trao đổi với nhau.
- Các dịch vụ ăn uống của tòa nhà hoặc xung quanh đó có nhiều không?

Xem xét văn phòng mới một cách sơ sài, qua loa
Một số người do không có kinh nghiệm thuê văn phòng nên thường đi xem xét địa điểm thuê một cách sơ sài rồi quyết định thuê nhanh chóng. Việc này sẽ có thể dẫn đến những rủi ro như người xem sẽ không nhận ra được những ưu nhược điểm của địa điểm mà họ định thuê.
Để tránh xảy ra những vấn đề không mong muốn trong quá trình công ty làm việc sau này thì bạn cần phải dành thời gian để quan sát, đánh giá văn phòng mới thật kỹ. Không chỉ đánh giá về không gian bên trong văn phòng mà còn cần quan tâm tới môi trường xung quanh vị trí mới này. Đồng thời cũng nên so sánh giá thuê với các tòa nhà xung quanh hoặc với các văn phòng bạn đã đi xem trước đó để chọn được vị trí thuê có giá hợp lý nhất. 

Đặt cọc giữ chỗ ngay khi chưa xem xét, đàm phán hợp đồng
Thông thường trong các giao dịch bất động sản, người thuê thường phải gửi tiền đặt cọc trước coi như phí giữ chỗ. Số tiền này thường bằng khoảng 1-2 tháng tiền thuê. 

Việc đặt cọc trước khi đàm phán sẽ gây bất lợi cho bạn để có thể đạt được thỏa thuận hợp lý với bên cho thuê. Do đó, khi đi thuê văn phòng, cho dù bạn đã ưng ý với vị trí, diện tích và cả các tiêu chí mà bạn đã đưa ra trước đó thì cũng đừng vội đặt cọc mà hãy xem xét đàm phán hợp đồng thật kỹ với chủ đầu tư. 

Thời gian tìm văn phòng cho thuê quá ngắn
Một trong những sai lầm mà nhiều người đi thuê văn phòng mắc phải đó là văn phòng hiện tại gần hết hạn rồi mới đi tìm vị trí mới. Việc này sẽ giới hạn thời gian để bạn đối chiếu, so sánh và tìm hiểu kỹ về địa điểm mới. Đồng thời cũng là điểm bất lợi cho bạn khi đàm phán giá thuê sau này. 

Bạn nên dành khoảng 3-6 tháng trước khi hết hạn thuê văn phòng hiện tại để tìm vị trí mới. Khoảng thời gian này đủ để bạn nghiên cứu thị trường, lập ra các tiêu chí cho văn phòng mới. Đồng thời, tìm kiếm, so sánh và thương lượng hợp đồng với bên cho thuê.

Trên đây là chia sẻ của Thuê Nhanh Hơn về 8 lỗi bạn cần tránh khi tìm kiếm văn phòng cho thuê mới cho công ty. Bên cạnh đó bạn cũng có thể tham khảo thêm về các tòa nhà hiện đang có văn phòng cho thuê quận Hải Châu.