Văn phòng phù hợp có thể mang lại vô số lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Bắt đầu từ việc tăng năng suất và thúc đẩy đổi mới, nó khuyến khích sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống và giúp xây dựng các kết nối kinh doanh mới. Tất nhiên, các tiêu chí đặc trưng cho văn phòng “đúng” đó là: 

- Vị trí tuyệt vời
- Không gian làm việc thoải mái
- Cách bài trí thiết thực
- Thiết kế thời trang

Thường thì yếu tố có thể vượt trội hơn tất cả là giá cả. Dưới đây là 6 lời khuyên của chúng tôi để giúp bạn tiết kiệm tiền trong khi tìm được nơi làm việc tốt nhất và tiết kiệm chi phí nhất cho công ty của bạn.

#1. CHỌN VĂN PHÒNG TRỌN GÓI
Cho dù bạn là một người hành nghề tự do đang tìm kiếm bàn làm việc hay đang tìm kiếm không gian cho một công ty lớn, văn phòng dịch vụ là một lựa chọn tuyệt vời cho mọi ngân sách và quy mô.

Các văn phòng có dịch vụ - như tên của nó - là các địa điểm được quản lý bởi một quản trị viên. Điều đó có ý nghĩa đối với bạn là sau khi ký hợp đồng thuê văn phòng, bạn đã sẵn sàng chuyển đến ở, thoải mái và bắt đầu làm việc ngay tức thời. Chi phí lắp đặt internet băng thông rộng, an ninh, tiện nghi lễ tân, bếp cho nhân viên, dịch vụ vệ sinh, v.v. có thể bị loại khỏi danh sách của bạn.

Vì địa điểm văn phòng của bạn liên tục được duy trì và quản lý bởi nhà cung cấp không gian của họ, bạn sẽ chỉ phải trả một khoản phí nhỏ hàng tháng để trang trải chi phí sử dụng của mình. Điều đáng lưu ý là trong trường hợp có bất kỳ hỏng hóc hoặc trục trặc nào, từ wifi đến hệ thống ống nước, bạn có thể yên tâm rằng cả những rắc rối và chi phí sửa chữa cũng đều do quản trị viên của ban quản lý xử lý.

#2. XEM XÉT MÔ HÌNH
Nhiều doanh nghiệp đã trải qua những thay đổi nghiêm trọng do COVID-19, do đó trở nên linh hoạt hơn trong mô hình làm việc của họ. Các công ty đã chuyển sang làm việc từ xa trong thời gian ngừng hoạt động hiện nhận thức được sự cần thiết phải xem xét lại mô hình làm việc của họ và đưa ra các giải pháp linh hoạt trong công ty.

Theo một nghiên cứu của Owl Labs năm 2021, "89% công ty châu Âu có kế hoạch về việc có một lực lượng lao động lai sau đại dịch, chỉ 11% mong muốn nhân viên quay lại văn phòng toàn thời gian."

Khi tất cả chúng ta quay trở lại văn phòng, điều quan trọng là phải đánh giá xem có cần điều chỉnh cách thức hoạt động của công ty bạn hay không. Dưới đây là một số câu hỏi để bắt đầu:

- Mô hình làm việc hiện tại của tôi có cho phép phản ứng nhanh với các trường hợp thay đổi như lockdown không?
- Dưới tác động của COVID-19, công ty của tôi có nên đầu tư vào một văn phòng ưu tiên các biện pháp an toàn, ví dụ: máy quét nhiệt độ, giải pháp không chạm hoặc mô hình “văn phòng không mật độ” không?
- Trung tâm cộng tác có thể tăng sự đổi mới và năng suất tổng thể trong công ty của tôi không?
- Mô hình “Hub and Spoke” có làm giảm chi phí đi lại, mang lại sự linh hoạt hơn cho nhóm của tôi không?
- Tôi có nên xem xét mô hình văn phòng “Kết hợp” để giúp nhân viên của tôi chuyển từ làm việc từ xa trở lại làm việc tại chỗ không?

Câu trả lời cho những câu hỏi này là bước đệm có giá trị giúp thiết lập đúng kỳ vọng, mục tiêu rõ ràng và ngân sách cho văn phòng của bạn.

Việc chọn mô hình văn phòng “Kết hợp” đặc biệt có thể mang lại nhiều tính linh hoạt, tối ưu hóa diện tích sử dụng và giảm chi phí thuê. Ví dụ, đối với một công ty có 20 nhân viên, đây có thể là sự khác biệt giữa $2.000 và $4.000 chi phí thuê mỗi tháng.

#3. NHU CẦU DIỆN TÍCH VĂN PHÒNG
Tiếp theo từ #2, xác định chính xác mô hình làm việc phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn sẽ cho phép đánh giá chính xác và thực tế về lượng không gian mà bạn yêu cầu.

Cho dù bạn là một công ty mới thành lập hay một công ty đang có kế hoạch mở rộng đội ngũ của mình trong những tháng tới, cách để tránh trả quá nhiều là điều chỉnh kích thước không gian làm việc của bạn cho phù hợp với số lượng nhân viên hiện tại và tăng lên. Với các Văn phòng Dịch vụ Trọn gói, cách tiếp cận thân thiện với ngân sách này rất dễ thực hiện. Hợp đồng thuê linh hoạt cho phép bạn tùy chỉnh và kiểm soát kích thước không gian văn phòng của mình, có nghĩa là bạn chỉ phải trả cho những gì bạn sử dụng.

Dưới đây là một số hướng dẫn hữu ích về cách tính không gian văn phòng cho mỗi nhân viên.

#4 NGỪNG MUA ĐỒ NỘI THẤT
Không, điều này không có nghĩa là bạn nên làm việc trong một văn phòng trống rỗng, không có đồ đạc. Môi trường làm việc của bạn có tác động to lớn đến chất lượng công việc của bạn - thúc đẩy sự sáng tạo, động lực và sự đổi mới - vì vậy bạn nên làm cho không gian của mình phản ánh những giá trị đó. Mặt khác, ngân sách cần thiết để trang bị cho một văn phòng có xu hướng là một khoản chi phí trả trước lớn cũng như quá trình tốn nhiều thời gian.

Ví dụ, một văn phòng không gian mở cho một công ty có 20 nhân viên (giả sử 10 mét vuông cho mỗi nhân viên) có thể là một khoản chi phí tối thiểu từ $2.000 - $10.000.

Để tiết kiệm cho công việc tốn kém này, chúng tôi một lần nữa xem xét các lợi ích của Văn phòng có Dịch vụ trọn gói và không gian làm việc chung. Các phòng này được trang bị đầy đủ tiện nghi, cung cấp cho bạn bàn, ghế truyền thống hoặc đứng, màn hình trình chiếu, thiết lập máy in, phòng hội nghị, máy pha cà phê cùng với các tiện ích nhà bếp khác và lối trang trí hiện đại.
 
#5. TIẾT KIỆM THỜI GIAN LÀ TIẾT KIỆM TIỀN
Cụm từ “Thời gian là tiền bạc” ngày nay vẫn đúng hơn bao giờ hết, đặc biệt là khi nói đến quá trình tìm kiếm văn phòng. 

Nỗ lực dành hàng giờ sàng lọc thông qua các kết quả, ưu đãi và quảng cáo của công cụ tìm kiếm chỉ là bước khởi đầu. 

Liên hệ với chủ nhà, trao đổi tin nhắn, email và cuộc gọi, sắp xếp các cuộc gặp gỡ, tham vấn và gặp gỡ có thể kéo dài và tốn kém, đặc biệt nếu thỏa thuận như vậy không kết thúc. Robert Chmielewski (Giám đốc điều hành của ShareSpace) giải thích - “Một công ty thực hiện một hợp đồng lớn đòi hỏi sự tham gia của một nhóm điều hành, Giám đốc điều hành, Giám đốc tài chính, Giám đốc nhân sự, tất cả đều hoạt động tại chỗ. Nếu một giao dịch như vậy yêu cầu cam kết của họ trong 8 tháng, nhân tất cả tiền lương hàng tháng của họ x8 cho chúng ta giá trị của chi phí cơ hội của những gì họ có thể đã làm. Chúng tôi có thể giảm thiểu thời gian và chi phí đó từ x8 xuống x2, từ một tháng đến một tuần và đối với các giao dịch rất nhỏ, từ một tuần xuống một hoặc hai ngày. Giảm thời gian giao dịch khoảng x4 là một khoản tiết kiệm rất lớn cho nhiều công ty. ". Bạn có thể tìm thấy so sánh văn phòng miễn phí ngay tại thuenhanhhon.com.

#6. SỬ DỤNG CHECKLIST VĂN PHÒNG ĐỀ XUẤT CỦA THUÊ NHANH HƠN
Thuê Nhanh Hơn là công ty chuyên tư vấn thuê văn phòng tại Đà Nẵng từ các quận trung tâm như quận Hải Châu, Thanh Khê đến xa trung tâm thành phố hơn như Sơn Trà, Ngũ Hành Sơn.

THUÊ NHANH HƠN cam kết dịch vụ môi giới văn phòng cho thuê như sau:

Điện thoại : 098.20.999.20 Miễn phí tư vấn
Gợi ý lựa chọn và đồng hành xuyên suốt khi xem tòa nhà – Miễn phí
Đàm phán giá tốt và những điều khoản Hợp đồng ngắn/dài hạn tốt nhất với tòa nhà – Miễn phí
Hỗ trợ tư vấn quy tắc thiết kế & thi công văn phòng cơ bản – Miễn phí
Địa chỉ: 33 Hoàng Hoa Thám, Phường Tân Chính, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng – Địa điểm cho thuê văn phòng uy tín