Hợp đồng thuê văn phòng là giấy tờ pháp lý quan trọng đảm bảo quyền lợi giữa bên cho thuê và bên thuê. Vậy nên khi thuê văn phòng bạn cần phải chú ý thật kỹ các điều khoản được nêu trong hợp đồng. Thuê Nhanh Hơn với nhiều năm kinh nghiệm cho thuê văn phòng tại Đà Nẵng sẽ chia sẻ những điều bạn cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng.

Xem xét địa điểm và diện tích thuê văn phòng
Tùy vào cách tính diện thích khác nhau mà sẽ có chênh lệch về tổng giá thuê văn phòng đó. Hiện nay các chủ đầu tư văn phòng chuyên nghiệp thường tính diện tích văn phòng dựa trên diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Diện tích văn phòng sẽ được tính theo 3 cách sau:

Xác định diện tích văn phòng theo phương pháp thông thủy
Tính diện tích theo khoảng cách từ tim tường tới các vách bao quanh văn phòng
Đo diện tích theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.

Trong đó, phương pháp đo theo thông thủy được các chủ đầu tư sử dụng nhiều nhất dù ít hơn 3-5% so với 2 phương pháp trên.

Thời gian thuê và điều kiện gia hạn hợp đồng
Khi thuê văn phòng đặc biệt là các văn phòng chưa có sẵn nội thất thì bạn sẽ cần có thời gian tu sửa hoặc bày trí lại nội thất văn phòng. Do đó, trong thời gian làm nội thất, công ty bạn hầu như chưa thể làm việc tại đây. Vì vậy, khi đàm phán hợp đồng bạn nên yêu cầu được miễn phí tiền thuê mặt bằng trong khi làm nội thất và sẽ chỉ tính tiền điện, nước sử dụng trong thời gian này.

Bạn cũng nên cần nhắc vấn đề đưa ra điều kiện nếu gia hạn hợp đồng thì cần báo trước bao nhiêu ngày cho chủ đầu tư, để tránh việc nếu bạn muốn tiếp tục thuê nhưng do báo trễ nên văn phòng đã được cho thuê.

Điều khoản giá thuê và chi phí thuê văn phòng
Khi thuê văn phòng trong các tòa nhà, ngoài giá thuê mặt bằng ra bạn còn cần phải trả thêm các khoản chi phí khác như phí dịch vụ thuê bảo vệ, tiếp tân, nhân viên vệ sinh, phí bảo trì tòa nhà... hay các khoản phí dịch vụ thông thường như tiền điện, nước, tiền gửi xe. Bên cạnh đó còn có các khoản phí phát sinh khác như phí làm ngoài giờ.

Nhiều người khi đi thuê văn phòng thường ít chú ý đến các khoản phí này mà chỉ quan tâm tới giá thuê mặt bằng. Tuy nhiên, việc không đàm phán kỹ về các khoản chi phí này sẽ có thể dẫn đến việc xảy ra mâu thuẫn sau này với bên cho thuê.

Điều khoản thanh toán và tiền tệ thanh toán
Hầu hết các tòa nhà cho thuê văn phòng tại Đà Nẵng đều vẫn để giá USD khi đăng tin cho thuê. Tuy nhiên, do pháp luật hạn chế giao dịch bằng USD trong nước nên khi thanh toán tiền thuê bạn vẫn phải sử dụng VNĐ. Mặt khác, sự chênh lệch tỷ giá giữa USD và VNĐ thường không ổn định. Vì vậy, khi thuê văn phòng bạn nên chú ý tới điều khoản này, nên thống nhất về giá thuê văn phòng sẽ theo loại tiền tệ nào và khi có biến động tỉ giá thì giá thuê sẽ thay đổi như thế nào.

Trách nhiệm của bên cho thuê
Trách nhiệm của bên cho thuê trong hợp đồng nên có những mục sau:

- Các vấn đề liên quan đến việc bàn giao mặt bằng cho thuê
- Cam kết đảm bảo tính pháp lý của văn phòng
- Quy định về việc sẽ xử lý các sự cố phát sinh của văn phòng nếu lỗi không thuộc về bên thuê như việc tòa nhà có dấu hiệu xuống cấp sau một thời gian dài sử dụng...

Trách nhiệm của bên thuê
Trong hợp đồng cần quy định rõ ràng các mục về trách nhiệm của bên thuê như sau:

- Trách nhiệm thanh toán tiền thuê hàng tháng: thanh toán vào ngày nào, được phép trễ bao nhiêu ngày...
- Trách nhiệm sử dụng và bảo trì văn phòng
- Trách nhiệm về việc chấp hành theo các quy định pháp luật và quy định của tòa nhà
- Tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường, an ninh trật tự, quy định về phòng cháy chữa cháy...

Điều khoản về bảo dưỡng, sửa chữa nhà & các trang thiết bị
Văn phòng sau một thời gian sử dụng, hiện tượng xuống cấp là điều chắc chắn sẽ xảy ra, trong trường hợp này, trong hợp đồng nên quy định rõ rằng bên nào sẽ chịu khoản chi phí sửa chữa, bảo dưỡng văn phòng hoặc mỗi bên sẽ chịu bao nhiêu.

Nếu trong chi phí thuê đã bao gồm phí bảo trì văn phòng thì khi văn phòng xuống cấp, bên cho thuê sẽ phải chịu phí. Tuy nhiên, nếu bạn không ghi rõ quy định này trong hợp đồng, sẽ có thể dẫn đến việc văn phòng xuống cấp nhưng không ai sửa chữa, hoặc bạn sẽ phải tự bỏ tiền để sửa chữa văn phòng.

Điều khoản chấm dứt hợp đồng
Điều khoản này nên có trong hợp đồng để phòng các trường hợp có thể xảy ra sau:

Hết hạn hợp đồng
Xảy ra trường hợp không mong muốn như công ty ngừng kinh doanh, không đủ điều kiện chi trả tiền thuê...
Nếu xảy ra các trường hợp như trên, bên thuê nên gửi công văn thông báo về việc chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng để tiến hành chấm dứt hợp đồng thuê, giải quyết các vấn đề về chi phí và tiền đặt cọc một cách thỏa đáng.

Cam kết chung & hiệu lực của hợp đồng
Trong hợp đồng cho thuê cần quy định rõ về thời gian hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và những cam kết chung của cả 2 bên.

Phụ lục hợp đồng
Phần này sẽ ghi về các điều khoản khác mà bạn muốn thêm và diễn giải các quy định ghi trong hợp đồng.

Trên đây là những lưu ý cần có trong hợp đồng cho thuê văn phòng do Thuê Nhanh Hơn với nhiều năm kinh nghiệm cho thuê văn phòng tại Đà Nẵng chia sẻ. Hy vọng rằng chia sẻ này sẽ có ích cho bạn.