Khi đã lựa chọn được cho mình văn phòng cho thuê ưng ý thì bước tiếp theo là xem xét và kí hợp đồng cho thuê văn phòng.  Đây là biên bản mang tính pháp lý bao gồm những quy định về quyền lợi và trách nhiệm cũng như mức giá thuê, phụ phí kèm theo, các nghĩa vụ của các bên trong thời gian hợp đồng có hiệu lực. Thường thì mỗi bên sẽ giữ một đến hai bản của hợp đồng làm căn cứ khi có xày ra tranh chấp. Để đảm bảo được tối đa được quyền lợi của mình thì bạn nên chú ý xem xét thật kĩ một số các điều khoản sau:

Những điều cần xem xét kĩ trước khi kí hợp đồng văn phòng cho thuê.

Kiểm tra thẩm quyền của người cho thuê văn phòng 

Điểm lưu ý đầu tiên khi xem xét kí hợp đồng là bạn đang làm việc với ai và ai là người có thẩm quyền kí kết hợp đồng cho thuê với bạn ? Người kí hợp đồng với bạn phải là chủ sở hữu hoặc là người đại diện được uỷ quyền và có giấy tờ uỷ quyền có công chứng hợp pháp.

Khi đi thuê văn phòng tại các toà nhà văn phòng thì tương đối đơn giản hơn so với những lựa chọn căn hộ hay nhà ở để làm văn phòng. Tuy nhiên để tránh những tranh chấp không đáng có về sau thì bạn nên kiểm tra kĩ người đứng tên trên hợp đồng là người được phép kí hợp đồng cho thuê với bạn hay không.

Chú ý đến diện tích văn phòng bạn thuê. 

Thông thường thì diện tích văn phòng cho thuê được tính theo diện tích Gross và diện tích NET. Bạn sẽ phải chi trả chi phí cho cả phần diện tích công cộng như hành lang, lối đi, thang máy, nhà vệ sinh... Còn diện tích NET thì bạn trả theo diện tích thực tế mà mình sử dụng tính từ tường đến các vách ngăn. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết: Diện tích Gross và diện tích NET là gì ?

Hãy đo đạc thực tế diện tích văn phòng bạn muốn thuê để có diện tích chính xác nhất trước khi đàm phán kí kết hợp đồng.

Thương lượng giá thuê, tiền đặt cọc và phụ phí thuê văn phòng.

Điều khoản quan trọng nhất trong hợp đồng cho thuê văn phòng. Đại đa số các toà nhà cho thuê văn phòng tại Đà Nẵng hiện tại đều có giá thuê tính theo đơn vị USD/m2 và có điều khoản tăng giảm giá trong vòng 2-3 năm. Nên khảo sát nhiều văn phòng cho thuê trong cùng phân khúc hay lựa chọn một đơn vị môi giới cho thuê văn phòng như Thuê Nhanh Hơn để có cái nhìn rõ nét hơn ưu khuyết điểm của từng toà nhà và thương lượng giá thuê tốt nhất. 

Bên cạnh đó thì bạn cũng cần lưu ý những phí dịch vụ trong quá trình thuê như tiền điện nước, tiền làm ngoài giờ hay tiền bảo trì bảo dưỡng vệ sinh toà nhà nhé!

Tiền đặt cọc cũng là một điều nên quan tâm, các toà nhà văn phòng tại Đà Nẵng thường là mức 2-3 tháng tiền thuê văn phòng.

Thời hạn cho thuê văn phòng và điều khoản gia hạn hợp đồng cho thuê văn phòng.

Đây là những điều khoản bắt buộc phải có trong một hợp đồng thuê văn phòng. Bạn có thể kí hợp đồng thuê ít nhất một năm với hầu hết các toà nhà văn phòng tuy nhiên thơi gian tối ưu thường là 2-3 năm để tránh những trường hợp bất lợi cho mình như tăng giá đột ngột, chủ toà nhà không chịu gia hạn thêm hợp đồng thuê. Nếu chỉ thuê ngắn hạn thì bạn nên lựa chọn một văn phòng trọn gói hay Coworking space có thế kí với thời gian 06 tháng.

Trong thời hạn thuê văn phòng còn có ngày mà hợp đồng thuê có hiệu lực, bắt đầu tính phí thuê, thời gian setup văn phòng miễn phí đã có ghi cụ thể trong hợp đồng hay chưa. Hai bên sẽ phải thông báo cho nhau trước thời hạn bao lâu khi gia hạn hợp đồng cũng như những vấn đề khi phát sinh.

Một ví dụ đơn giản là khoảng thời gian setup văn phòng mới của bạn có bao nhiêu ngày miễn phí không tính vào giá thuê,(Tại Đà Nẵng thồng thường là 20-30 ngày miễn phí). Khi thi công văn phòng sẽ có những ảnh hưởng đến kết cấu của toà nhà và bạn được phép, không được phép thi công những hạng mục nào. Tất tần tật phải có chi tiết phải có trong hợp đồng thuê mà bạn kí để tránh những vướng mắc sau này.

Quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ giữa hai bên. 

Quyền lợi và trách nhiệm của các bên là điều khoản đáng được lưu tâm xem xét kĩ. Bên cho thuê thường soạn thảo rất kĩ các điều khoản này có lợi họ bắt buộc cam kết rất nhiều khoản và bạn, người đi thuê phải đọc thật kĩ đàm phán, thương lượng để đưa ra được điều kiện có lợi cho mình, càng mở rộng những điều kiện đó ra càng tốt. Những trách nhiệm thông thường của cả bên sẽ là:

• Đối với bên cho thuê văn phòng

Vấn đề bàn giao mặt bằng

Đảm bảo tính pháp lý của văn phòng cho thuê

Các vấn đề xử lý phát sinh lỗi của văn phòng đó. 

• Bên thuê văn phòng 

Thanh toán tiền thuê theo đúng thời hạn trên hợp đồng

Chi trả những chi phụ phí phát sinh theo đơn giá đã có trong hợp đồng .

Phí duy trì bảo dưỡng toà nhà 

Chấp hành những quy định của toà nhà cũng như pháp luật.

Các điều khoản tranh chấp và điều khoản chấm dứt hợp đồng.

Đôi lúc sẽ có những tranh chấp xảy ra và phải nhờ pháp luật can thiệp và những điều khoản này sẽ là căn cứ khi một trong hai bên vi phạm những điều khoản này. Đây là điều không ai mong muốn nhưng phải quy định chi tiết tránh rắc rối về sau bất lợi cho mình.

Điều khoản chấm dứt hợp đồng cũng quan trọng không kém và nhất thiết phải có trong điều khoản của hợp đồng. Mỗi bên sẽ cần phải thông báo cho nhau bằng văn bản cụ thể về quyết định chấm dứt hợp đồng và quy trình giải quyết những vấn đề liên quan đến tiền thuê, tiền đặt cọc, tiền đền bù nếu đơn phương chấm dứt và bàn giao lại mặt bằng như thế nào.

Hợp đồng cho thuê văn phòng có cần phải công chứng không ?

Có hai trường hợp xảy ra cho câu hỏi này. Bạn đi thuê nhà hay căn hộ làm phòng và đi thuê trong các toà nhà văn phòng là tổ chức có tư cách pháp nhân. Pháp luật Việt Nam đã quy định:

1. Hợp đồng thuê văn phòng với tổ chức có tư cách pháp nhân( các toà nhà văn phòng) có chức năng cho thuê văn phòng thì không cần công chứng vì cả hai bên đều có tư cách pháp nhân đầy đủ, có thể xuất hoá đơn theo yêu cầu và chịu sự điều chỉnh của luật pháp có liên quan trong hoạt động kinh doanh của mình.
2. Trường hợp khi bạn đi thuê nhà với chủ sở hữu là cá nhân thì hợp đồng cho thuê bằng văn bản có thời hạn trên 06 tháng bắt buộc phải công chứng chứng thực.

Cách hạn chế những bất lợi khi kí hợp đồng cho thuê văn phòng.

Đọc tới đây hẳn các bạn cũng hình dung được phần nào một hợp đồng cho thuê văn phòng sẽ như một tờ sớ dài với những điều khoản chi tiết, từng hạng mục từ to đến nhỏ mà nếu không xem xét kĩ trước khi kí sẽ gây rắc rối bất lợi cho bạn trong thời gian thuê văn phòng. Chính vì thế để đảm bảo được quyền lợi cho mình, có thể đàm phán, thương lượng với người cho thuê được tốt nhất bạn có thể thuê luật sư rà soát hợp đồng thuê và họ sẽ xem xét cho bạn trong vài giờ với chi phí không quá lớn hay lựa chọn một nhà môi giới cho thuê văn phòng tại Đà Nẵng uy tín làm cố vấn cho mình như Thuê Nhanh Hơn. 

 Uy Tín- Nhanh Chóng- Hiệu Quả, "Slogan" là lời hứa, giá trị cốt lõi, hướng phát triển mà Thuê Nhanh Hơn muốn gửi đến quý khách hàng. Đến với chúng tôi bạn sẽ nhận được những phương án tối ưu, lời khuyên chân thành, sự phân tích sâu sắc trong suốt quá trình tìm kiếm và kí kết hợp đồng thuê văn phòng tại Đà Nẵng. Đặc biệt tất cả dịch vị này đều là miễn phí.