Khi thuê văn phòng mới để phục vụ công việc kinh doanh của bạn cần phải tính toán thật kỹ lưỡng. Để giúp bạn có thể tìm được một văn phòng ưng ý, Thuê Nhanh Hơn sẽ giúp bạn liệt kê ra những việc cần làm khi thuê một văn phòng mới.

Giai đoạn chuẩn bị thuê văn phòng
Xác định những yêu cầu cần làm khi thuê văn phòng
Việc này sẽ được xác định dựa trên yêu cầu về mục đích sử dụng, ngân sách để thuê văn phòng, kế hoạch kinh doanh văn phòng hiện tại và trong tương lai của công ty. 

Thông thường, khi thuê văn phòng công ty thường sẽ bao gồm các tiêu chí sau:

- Yêu cầu cơ bản: Địa điểm, diện tích văn phòng, ngân sách thuê có thể chi trả, thời gian thuê dự kiến. Ví dụ nếu bạn muốn thuê văn phòng tại quận Hải Châu: đây là vị trí lý tưởng, trung tâm hành chính và tài chính của Đà Nẵng nên rất thuận lợi cho công ty xây dựng và phát triển hình ảnh thương hiệu. Văn phòng cho thuê Hải Châu cũng có chi phí khá cao, nên bạn cần phải xác định được ngân sách mà công ty có thể chi trả khi thuê văn phòng ở đây.
- Đặc điểm bất động sản: Công ty sẽ kinh doanh thuận lợi hơn nếu bạn đảm bảo được các yếu tố về phong thủy như kết nối giao thông thuận tiện, hướng văn phòng đẹp... Bên cạnh đó bạn cũng cần đảm bảo văn phòng của mình sẽ có đầy đủ các tiện ích dành cho nhân viên và cả khách hàng khi tới tham quan văn phòng của bạn như: chỗ đỗ xe, hệ thống điều hòa, thang máy, các dịch vụ an toàn trong tòa nhà...
- Ngoài ra, bạn cũng cần xác định các yếu tố như thời gian hoàn thành nội thất văn phòng mới để công ty có thể chuyển vào làm việc, những tiện ích xung quanh tòa nhà...

Lập danh sách các công việc cần thực hiện và chi phí dự kiến
Khi thuê mới văn phòng cho công ty, bạn cần làm rất nhiều việc và chi rất nhiều tiền cho các công việc này. Việc này có thể sẽ làm bạn gặp khó khăn trong việc xoay sở tiền, do đó mà bạn cần phải lập sẵn danh sách các công việc cần thực hiện khi thuê văn phòng và chi phí dự kiến.

- Chi phí thiết kế và mua đồ nội thất
- Chi phí đăng ký các giấy tờ, làm hồ sơ, các thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh...
- Chi phí vận chuyển, di dời văn phòng hiện tại tới văn phòng mới.

Lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ thuê văn phòng
Khi bạn thuê văn phòng lần đầu, bạn nên tìm đến những công ty cung cấp dịch vụ thuê văn phòng để được các chuyên gia hỗ trợ tư vấn cho bạn tìm kiếm một văn phòng ưng ý thay vì tự mình tìm kiếm. Việc này sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian và công sức để tìm được một văn phòng phù hợp.

Tìm kiếm đối tác thiết kế và thi công nội thất văn phòng
Nếu bạn không có kiến thức về thiết kế nội thất, sẽ rất khó cho bạn để thiết kế được văn phòng làm việc cho công ty, thậm chí sẽ khiến bạn tiêu tốn nhiều chi phí thiết kế hơn. Những công ty chuyên về thiết kế nội thất sẽ giúp bạn hình dung được nội thất văn phòng công ty, những chi phí cần để làm nội thất, thời gian hoàn thành nội thất cho văn phòng mới.

Một số chủ đầu tư của các văn phòng sẽ cung cấp cho bạn những đối tác thiết kế văn phòng của họ như một tiện ích đi kèm khi bạn thuê văn phòng. Điều này giúp bạn tiết kiệm được thời gian tìm kiếm công ty thiết kế nội thất văn phòng. 

Giai đoạn tiến hành thực hiện
Sau khi đã liệt kê được các yêu cầu cần thiết khi thuê văn phòng làm việc cho công ty, giai đoạn tiếp theo chính là tiến hành thực hiện những gì đã chuẩn bị:

- Lên danh sách các tòa nhà văn phòng phù hợp với tiêu chí đã vạch ra sẵn ban đầu: vị trí địa lý, tiện ích xung quanh, dịch vụ của tòa nhà...
- Liên hệ và làm việc trực tiếp với chủ đầu tư để lấy thông tin, phân tích, so sánh để có thể lựa chọn được văn phòng phù hợp với yêu cầu.
- Đàm phán về hợp đồng thuê văn phòng với chủ đầu tư.
- Thẩm định lại toàn bộ các yêu cầu về mặt bằng thuê sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng bộ phận trong công ty.
- Thực hiện ký kết hợp đồng với nhà đầu tư và công ty thiết kế nội thất. 
- Giám sát quá trình thi công nội thất cho văn phòng công ty, đảm bảo thực hiện đúng tiến độ và các yêu cầu đã được nêu ra trong hợp đồng.
- Làm thủ tục đăng ký kinh doanh.

Trên đây là toàn bộ những công việc mà bạn cần làm khi tìm kiếm thuê văn phòng công ty. Bên cạnh những thông tin trên, bạn có thể tham khảo các văn phòng cho thuê quận Hải Châu của Thuê Nhanh Hơn để tìm cho mình vị trí bạn đặt ra.