VĂN PHÒNG LÀM VIỆC KHÔNG GIAN MỞ

Văn phòng mở ở khắp mọi nơi. Các công ty khởi nghiệp yêu thích chúng và cách bố trí sàn mở rất tiết kiệm chi phí, các doanh nghiệp vừa và nhỏ rất vui khi tham gia. Không có gì đáng tiếc khi các văn phòng mở hợp thời trang hơn và mát mẻ hơn so với các văn phòng kín, cũ kỹ! Nhưng chúng có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?

Văn phòng mở mang lại những lợi thế đáng kể cho doanh nghiệp, nhưng nghiên cứu cho thấy cũng có một số nhược điểm đáng ngạc nhiên. Đây là những gì bạn cần biết.

Open Offices Văn Phòng Làm Việc Có Không Gian Mở

ƯU ĐIỂM CỦA VĂN PHÒNG LÀM VIỆC MỞ
1. Văn phòng mở giúp giao tiếp tốt hơn 
Bằng cách phá bỏ các bức tường và nhóm các khu vực làm việc của nhân viên lại với nhau theo bố cục linh hoạt, các văn phòng mở giúp các thành viên trong nhóm dễ tiếp cận với nhau hơn. Điều này giúp tăng cường giao tiếp trong nhóm, điều này thường dẫn đến tinh thần đồng đội tốt hơn. Với hầu hết các tổ chức làm việc trong cùng một không gian, cũng có nhiều “va chạm văn hóa” hơn, những cuộc gặp gỡ tình cờ giữa các nhân viên có ích cho sự sáng tạo, hỗ trợ và tạo cảm giác cộng đồng.

2. Văn phòng mở linh hoạt và có thể tùy chỉnh
Các văn phòng có không gian mở rất linh hoạt, vì vậy các doanh nghiệp không phải cam kết sử dụng một bố cục duy nhất. Bạn không chỉ có thể sắp xếp nhiều nhân viên hơn vào một văn phòng mở (so với các văn phòng kiểu kín có kích thước tương tự), mà bố cục không gian mở cũng có thể được sắp xếp lại dễ dàng khi nhóm của bạn phát triển. Hoặc bạn có thể thử nghiệm bố cục vài năm một lần để giữ cho mọi thứ luôn mới mẻ!

3. Văn phòng mở rẻ hơn và tiết kiệm chi phí
Ngoài ra, việc chuyển sang văn phòng mở giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền chi cho việc trang bị hàng tá tủ! Với việc các nhân viên làm việc cùng nhau trên các bàn làm việc chung lớn, các công ty cũng có thể chi tiêu ít hơn cho các thiết bị CNTT dùng chung như máy photocopy, máy in và máy quét. Nói tóm lại, các văn phòng mở đều rẻ hơn để thiết lập và bảo trì so với các văn phòng đóng kín.

NHƯỢC ĐIỂM CỦA VĂN PHÒNG MỞ
1. Văn phòng mở có thể ồn ào và mất tập trung
Nhược điểm lớn nhất của các văn phòng có mở là chúng có thể thực sự ồn ào. Làm việc cùng nhau trong không gian mở cũng có nghĩa là bạn sẽ dễ bị phân tâm hơn khi đồng nghiệp đặt câu hỏi, một người khác nói chuyện qua điện thoại về một hợp đồng mua bán hoặc một vài cuộc trò chuyện cá nhân,…

Trong Báo cáo về sự mất tập trung tại nơi làm việc năm 2018 của Udemy, 80% nhân viên cho rằng đồng nghiệp nói nhiều và tiếng ồn trong văn phòng là những yếu tố gây mất tập trung hàng đầu. Hầu hết các văn phòng có không gian mở đều có hai mặt, vì vậy nhân viên thường tìm ra những cách sáng tạo để lấn át đồng nghiệp và duy trì sự tập trung.

2. Văn phòng mở thiếu sự riêng tư
Với các thành viên trong nhóm làm việc cạnh nhau cả ngày, có rất ít hoặc không có sự riêng tư trong các văn phòng có không gian mở. Mặc dù điều đó có thể khiến nhân viên tập trung vào công việc, nhưng cũng có một số mặt trái của việc thiếu sự riêng tư. Các văn phòng mở có thể đáng sợ đối với những người hướng nội, nhưng những người hướng ngoại cũng không thích bị theo dõi mọi lúc.

Những nhân viên cảm thấy như họ đang bị “phô bày” tại nơi làm việc cũng làm việc kém năng suất hơn. Trong một nghiên cứu về các công nhân nhà máy Trung Quốc có tên là 'Nghịch lý minh bạch: Vai trò của quyền riêng tư trong học tập tổ chức và kiểm soát hoạt động', các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng năng suất bị chậm lại khi người quản lý theo dõi và năng suất tăng trở lại khi công nhân không bị giám sát.

3. Văn phòng mở có thể gây lo lắng và căng thẳng
Các văn phòng có không gian mở có rất ít rào cản vật lý, nếu có, vì vậy mọi người luôn nhìn thấy những người khác - mọi lúc. Ngay cả khi nhân viên không có gì để che giấu, trạng thái giám sát là trạng thái lo lắng. Bị ném vào một đống phiền nhiễu, gián đoạn liên tục, thiếu sự riêng tư và luôn phải phô diễn sự bận rộn, đó là một môi trường căng thẳng để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng các văn phòng mở có xu hướng gây ra rào cản tuổi tác. Những nhân viên lớn tuổi đối phó với môi trường căng thẳng bằng cách nghỉ việc, khiến lực lượng lao động nghiêng về những người trẻ hơn, khỏe mạnh hơn, những người có thể vượt qua sự khắc nghiệt của các văn phòng mở trong thời gian dài hơn.

Mặc dù các văn phòng có không gian mở là một cách tiếp cận hiện đại và tiết kiệm chi phí đối với thiết kế không gian làm việc, nhưng điều quan trọng cần nhớ là chúng có những hạn chế đáng ngạc nhiên đối với các doanh nghiệp. May mắn thay, tất cả những gì cần thiết là một vài điều chỉnh để làm cho các văn phòng mở hiệu quả hơn và ít căng thẳng hơn.

Thực hiện một cách tiếp cận có chủ ý cho văn phòng của bạn

Bây giờ bạn đã biết những ưu và nhược điểm của văn phòng có không gian mở, bạn có thể suy nghĩ kỹ về nhu cầu của công ty mình và quyết định xem văn phòng mở có phù hợp với bạn hay không.

Nếu bạn biết rằng nhiều thành viên trong nhóm làm việc dựa trên thông tin nhạy cảm của khách hàng hoặc lo lắng về tác động của việc quản lý vi mô, thì có lẽ cách bố trí văn phòng truyền thống sẽ hợp lý hơn. Nếu bạn muốn khuyến khích “trao đổi văn hóa” và cộng tác, hãy chọn không gian làm việc mở. Hoặc tận dụng tối đa cả hai với không gian làm việc hỗn hợp kết hợp tính linh hoạt của văn phòng có không gian mở với phòng riêng/bán riêng cho các cuộc họp và hội nghị.