QUY TRÌNH THUÊ VĂN PHÒNG

Nhận tư vấn miễn phí từ thuenhanhhon.com

Bạn muốn

Hotline: 0982 099 920

Trang chủ Tin tức

QUY TRÌNH THUÊ VĂN PHÒNG

Thứ năm, 27/07/2023

Đối với các doanh nghiệp đang cần tìm kiếm văn phòng mới, một quy trình thuê văn phòng chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về những việc cần làm khi chuyển văn phòng, từ đó lựa chọn được văn phòng ưng ý và hạn chế những vấn đề phát sinh không đáng có.

Giai đoạn chuẩn bị thuê văn phòng
1. Xác định danh mục cần thiết để đảm bảo văn phòng cho thuê phù hợp với doanh nghiệp, dựa trên ngân sách thuê, mục đích sử dụng và kế hoạch kinh doanh trong tương lai.
Danh mục yêu cầu thuê văn phòng cần bao gồm các tiêu chí sau:
- Cơ bản: Những yếu tố cần thiết của một văn phòng như diện tích, vị trí, thời gian thuê, giá thuê.
- Đặc điểm tòa nhà cho thuê: Giao thông xung quanh tòa nhà cho thuê, khu vực để xe, hệ thống điện và thang máy, phòng cháy chữa cháy, chất lượng dịch vụ và tiện ích.
- Thời gian: Thời gian nhận bàn giao văn phòng, khởi công thiết kế và thi công lại văn phòng.

2. Lập kế hoạch chi tiết các công việc cần thực hiện, bao gồm chi phí cho các nhóm đó:
- Thiết kế và thi công nội thất văn phòng.
- Mua thêm thiết bị và đồ nội thất mới.
- Thay đổi địa chỉ trên giấy tờ và thông báo địa chỉ mới đến đối tác và khách hàng.
- Di chuyển điện thoại và internet.
- Thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh (nếu cần).

3. Đối với các doanh nghiệp lớn, nhiều nhân viên cần thuê văn phòng có diện tích rộng thì cần có thêm bước này: lập các nhóm nhân viên thực hiện việc này và phân chia công việc cụ thể cho từng bộ phận.

4. Lập danh sách các công ty thiết kế và thi công nội thất văn phòng, từ đó lựa chọn công ty phù hợp để thiết kế văn phòng mới và khai toán chi phí nội thất.

Giai đoạn thực hiện thuê văn phòng

5. Tìm kiếm địa điểm cho thuê văn phòng uy tín và phù hợp với các yêu cầu thuê của doanh nghiệp.

6. Khảo sát thực tế tòa nhà và thu thập thông tin từ chủ tòa nhà để phân tích, so sánh và lựa chọn tòa nhà tối ưu nhất.
7. Đàm phán những yêu cầu thuê văn phòng của doanh nghiệp và của chủ tòa nhà, từ đó thống nhất nội dung trong hợp đồng thuê phòng.
8. Trước khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng, doanh nghiệp cần lên thiết kế bố trí mặt bằng để đảm bảo sự phù hợp với tình hình doanh nghiệp và nhu cầu sử dụng của các bộ phận khác nhau.
9. Kết thúc hợp đồng thuê văn phòng hiện tại.
10. Ký kết hợp đồng với đơn vị thiết kế và thi công nội thất văn phòng.
11. Sửa đổi thông tin về địa chỉ doanh nghiệp trên website, biểu mẫu, giấy tờ,...
12. Mua bổ sung các trang thiết bị và đồ nội thất cần thiết.
13. Thông báo với khách hàng và đối tác về địa chỉ văn phòng mới.
14. Di chuyển điện thoại và internet.
15. Sửa đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần).
16. Sau khi văn phòng mới đã hoàn thiện, công việc tiếp theo là sắp xếp vấn đề nội bộ để bắt đầu kế hoạch di chuyển sang địa điểm mới.
17. Thông báo chính thức sơ đồ chỗ ngồi của các bộ phận và nhân viên.
18. Di chuyển sang văn phòng mới.
19. Hoàn trả, bàn giao lại văn phong cũ, thanh lý hợp đồng.

Với những thông tin về quy trình thuê văn phòng trên đây, hy vọng rằng các doanh nghiệp đang có ý định thuê văn phòng mới sẽ nắm bắt được những công việc cần làm để tiết kiệm được thời gian và công sức, cũng như hạn chế những rủi ro phát sinh trong khâu chuẩn bị và thực hiện.

TIN TỨC LIÊN QUAN