Những điều cần tránh khi tìm văn phòng cho thuê. 

Thời gian tìm kiếm văn phòng quá ngắn.

Một trong những sai lầm đầu tiên mà rất nhiều người tìm văn phòng cho doanh nghiệp mắc phải là gần hết hạn hợp đồng nơi cũ mới tìm kiếm văn phòng cho thuê mới. Điều này cực kì bất lợi cho bạn khi không có đủ thời gian xem xét, đánh giá, tìm hiểu về địa điểm mới và quan trọng hơn là đàm phán các điều khoản hợp đồng với địa điểm mới.

Thời gian tốt nhất là khoảng 06 tháng hết hạn hợp đồng thuê văn phòng hiện tại để tìm kiếm một vị trí mới. Trong khoảng thời gian này bạn có thể lên kế hoạch cụ thể, tính toán kinh phí, nghiên cứu thị trường và những thay đổi trong văn phòng mới của mình. Đồng thời xem xét kĩ được hợp đồng và đàm phán trước khi kí. Thuê Nhanh Hơn từng có bài viết về kinh nghiệm dành cho người mới tìm văn phòng mà bạn có thể đọc thêm tại đây: Kinh nghiệm tìm văn phòng cho thuê cho người mới.

Không có kế hoạch, tiêu chí rõ ràng khi tìm văn phòng mới.

Sẽ cực kì khó khăn khi bạn không có một kế hoạch cụ thể, hiệu quả công việc không cao và rất tốn thời gian. Hãy lập một kế hoặc cụ thể về các tiêu chí mà văn phòng mới phải có. Những tiêu chí này phải phù hợp với thực tế, đáp ứng được những nhu cầu cơ bản của doanh nghiệp mình, đặc biệt là về kinh phí.

Thường thì những doanh nghiệp nhỏ sẽ hay mắc phải sai lầm này, có được kế hoạch cụ thể sẽ giúp các bạn xem xét được các tiêu chí như vị trí, kết nối giao thông, đón tiếp đối tác khách hàng và thiết kế thi công văn phòng mới cho tối ưu hơn.

Nhu cầu vượt quá khả năng chi trả.

Có hai nguyên nhân chính dẫn đến lỗi này: 

1. Dự toán chi phí thuê văn phòng thiếu chính xác hay phát sinh quá nhiều thứ sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian để xem xét, tính toán lại và lựa chọn hơn. Trong trường hợp này hãy dựa vào tình hình tài chính của công ty mình mà có những điều chỉnh hợp lý, phù hợp với chi phí hơn.
2. Tình hình kinh doanh của công ty đang có chiều hướng đi xuống. Tìm một văn phòng phù hợp nằm trong khả năng hiện tại của công ty, tìm đến toà nhà có hạng thấp hơn hoặc giá thuê văn phòng rẻ hơn là giải pháp cho bạn.

Xem xét văn phòng mới quá sơ sài, vội vàng khi chuyển đến vị trí mới.

Việc xem xét địa điểm mới quá sơ sài, tìm hiểu không kĩ mà đi đến quyết định kí hợp đồng thuê mang đến nhiều rủi ro trong quá trình hoạt động sau này của bạn. Quá vội vàng thuê nhanh, thuê rẻ mà không quan tâm đến những ưu nhược điểm của toà nhà định thuê, chất lượng dịch vụ ra sao? . Rủi ro bạn có thể gặp như:

• Mắc phải nhưung vấn đề liên quan đến pháp lý, giấy tờ
• Chịu những chi phí phát sinh tại văn phòng mới không đáng có 
• Thuê phải toà nhà xuống cấp hay dịch vụ kém chất lượng 
• Toà nhà không có những tiện ích như đã giới thiệu...

Hãy tìm hiểu kĩ những thông tin liên quan như: chủ đầu tư toà nhà, giá cả và diện tích thuê, đánh giá cả không gian bên trong văn phòng, quan tâm tới môi trường xung quanh vị trí mới. Đồng thời so sánh với những nơi khác mà bạn đã xem trước đó để có được quyết định hợp lý nhất cho mình.

Một vấn đề nữa mà các doanh nghiệp hay mắc lỗi khi vội vàng mà không thiết kế lại văn phòng mới. Đã di chuyển là thay đổi, thay đổi nên tối ưu lại những gì mình gặp phải ở văn phòng cũ như:

• Không gian làm việc thông thoáng, đẹp mắt mang lại sự thoải mái cho toàn bộ nhân viên.
• Bố trí hợp lý lại các bộ phận làm việc, sắp xếp lại nhân sự của từng phòng
• Tính diện tích đặt bàn làm việc tránh để thiếu hoặc quá chật

Không tính tới khả năng mở rộng quy mô nhân sự.

Không dự trù được khả năng gia tăng nhân sự trong văn phòng sẽ khiến bạn phải di chuyển văn phòng liên tục mà cực kì tốn chi phí cho mỗi lần di chuyển. Chưa kể ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên, tiếp đón giao dịch với khách hàng, đối tác khó khăn hơn khi địa chỉ văn phòng thay đổi liên tục.

Bạn cần tính toán lên kế hoạch phát triển của công ty sao cho văn phòng mới có thể đáp ứng được trong khoảng 2-3 năm. Ông bà ta thường có câu " An cư lạc nghiệp", di chuyển văn phòng nhiều không phải là phương án tối ưu.

Không quan tâm đến nhu cầu lợi ích của nhân viên.

Sẽ là một thiếu sót rất lớn nếu bạn không quan tâm đến nhu cầu lợi ích của nhân viên trong công ty mình. Một tập thể thống nhất thì con đường phát triển mới dài, mới gặt hái được nhiều thành công.

Tổ chức một cuộc họp tại công ty, lắng nghe những nhu cầu của nhân viên, chọn lọc những điều thiết yếu nhất.

• Không gian làm việc của từng người có đủ không?
• Vị trí làm việc của các bộ phận cần được sắp xếp hợp lý hơn so với nơi cũ.
• Văn phòng mới di chuyển có thuận lợi hơn hay không?
• Những dịch vụ ăn uống xung quanh toà nhà như thế nào ?
• Môi trường làm việc mới nên tốt và tối ưu hơn chỗ cũ sẽ thúc đẩy năng suất công việc hơn.

Bên cạnh đó là tính thuận tiện cho đối tác, khách hàng của bạn. Thay đổi có ảnh hưởng thế nào đến thượng hiệu công ty bạn, khách hàng đối tác có thể dễ dàng tìm ra văn phòng mới của bạn hay không?

Hãy thay đổi một nơi làm việc mới làm sao tạo những dấu ấn tích cực cho khách hàng, đối tác của bạn. 

Không xem xét kĩ hợp đồng thuê văn phòng.

Đừng thấy mức giá thuê quá hấp dẫn mà bỏ qua khâu xem xét hợp đồng rồi quyết định kí ngay. Một số vị trí khác có giá thuê cao hơn những vẫn nằm trong khả năng tài chình của công ty, cơ sở hạ tầng và tiện ích văn phòng lại phù hợp với nhu cầu của bạn thì đây là điều đáng cân nhắc để lựa chọn vị trí mới. Xem xét toàn diện, đặt chi phí với mối tương quan của những lợi ích mà công ty mình nhận được rồi hay quyết định thuê văn phòng hay không.

Xem xét và đàm phán kĩ hợp đồng giúp bạn tránh được những vướng mắc không đáng có sau này với chủ toà nhà. Để đảm bảo được giá thuê tốt nhất nên đàm phán kỹ lưỡng và nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ đơn vị môi giới chuyên nghiệp như Thuê Nhanh Hơn tại thị trường cho thuê văn phòng tại Đà Nẵng.

Bỏ qua phong thuỷ trong văn phòng.

Hai nơi mà ta dành phần lớn thời gian trong ngày là nhà và văn phòng làm việc. Nếu bỏ qua vấn đề này thì có thể công ty của bạn sẽ gặp phải trục trặc trong kinh doanh.

Rất nhiều chủ doanh nghiệp lớn chú trọng yếu tố phong thuỷ khi tìm kiếm địa điểm mới cho văn phòng của mình. Không phải là mê tín những khi đã chuẩn bị đầy đủ về tâm lý là tạo tiền đề vững chắc cho sự phát triển của công ty bạn trong tương lai. "Nhất vị Nhì Hướng" Nhà ở hay là văn phòng nên được quan tâm khi tìm một nơi mới. Vị trí và hướng của văn phòng mới là những ưu tiên hàng đầu khi bạn xem xét một văn phòng mới cho mình.

Nếu cần sự hỗ trợ tư vấn khi tìm kiếm văn phòng cho thuê tại Đà Nẵng hãy đến với chúng tôi Thuê Nhanh Hơn, tư vấn hoàn toàn là miễn phí cho bạn.