OFFSITE TRONG VĂN PHÒNG
Không có những slideshow trình chiếu dài dòng, khô khan. Thay vào đó, hãy lấp đầy một ngày bằng sự sáng tạo, bất ngờ và cộng tác ngoài văn phòng.

Một khu thư giãn được tạo mới, thường gặp phải sự hoài nghi. Ý tưởng đưa nhân viên của bạn rời khỏi bàn làm việc đôi khi (trong trường hợp xấu nhất) có thể khó tin và gây ra cảm giác lo lắng. Nhưng các vị trí bên ngoài cũng có thể hiệu quả và bổ ích nếu chúng đạt được mục tiêu là gắn kết các nhóm lại với nhau và khiến họ cảm thấy mới mẻ, sảng khoái và thúc đẩy sự năng động trong không gian văn phòng.

Nếu bạn đang muốn tạo ra loại trải nghiệm này cho nhân viên, thì tin tốt là bạn không cần phải tiết kiệm ngân sách hoặc hoạt động đặc biệt. Dưới đây là một số cách để tạo một offsite thành công trong khuôn viên văn phòng.

Xem thêm:
- Open Office Văn Phòng Làm Việc Có Không Gian Mở
- Trải Nghiệm Văn Phòng Làm Việc Của Nhân Viên
- Cân Nhắc Mở Văn Phòng Làm Việc Thứ Hai

Offsite là gì? Khu Vực Thử Giãn Trong Văn Phòng

1. ĐỪNG ĐỂ PHÒNG HỌP TỐI TĂM, NGỘT NGẠT
Việc thiếu ánh sáng tự nhiên có thể làm suy giảm hệ miễn dịch, khiến bạn dễ bị bệnh hơn. Khu Offsite cần có đủ ánh sáng để duy trì mức năng lượng cao và nguồn sáng tạo tuôn chảy. (Theo khoa học: Ánh sáng có thể tăng khả năng sáng tạo lên tới 15%!) Không gian sáng sủa, rộng mở cũng rất quan trọng để tránh hiệu ứng đờ đẫn vào cuối ngày.

Hãy tìm những không gian “hackable” những không gian có thể được tùy chỉnh cho bất cứ điều gì bạn đã lên kế hoạch. Có thể phòng họp phù hợp đã có sẵn, nhưng hãy nghĩ xem cấu hình nào phù hợp nhất với nhóm của bạn. Ánh sáng là yếu tố được cân nhắc rất nhiều trong thiết kế của tất cả các không gian văn phòng và có khả năng sẽ có một phòng tại địa điểm của bạn có thể phù hợp với tâm trạng mà bạn hướng tới.

2. PHỤC VỤ SÁNG TẠO
Thức ăn là một chất kết hợp tuyệt vời, một thứ gắn kết mọi người lại với nhau và nâng cao tâm trạng. Khi lên menu cho khu Offsite, hãy xem xét mối liên hệ giữa chế độ ăn uống và năng suất. Cung cấp nhiều nước để duy trì mức năng lượng, cũng như trái cây và rau quả, có thể cân bằng bất kỳ lựa chọn giàu carb nào.

Ngoài ra, hãy vui vẻ. Các món ăn tương tác như quầy sinh tố hoặc xe bán kem có thể đưa mọi thứ lên một tầm cao mới. Ngoài ra, dựa vào các thực phẩm nổi tiếng nhất của thành phố của bạn. Đến giờ ăn, thay vì lên lịch cho một “bữa trưa làm việc”, hãy dành thời gian để gắn kết ngoài các chủ đề liên quan đến phòng họp. Cân nhắc phân công chỗ ngồi kết hợp các nhóm để tạo điều kiện cho tình bạn thân thiết và sự trao đổi chéo các ý tưởng.

3. HƯỚNG NGOẠI
Nếu khách bay từ ngoài thành phố đến, hãy tổ chức một chuyến tham quan để họ có cơ hội đến thăm một số điểm nổi tiếng thành phố. Các thành viên trong nhóm không chỉ gắn bó với nhau mà còn có cơ hội ngắm nhìn thành phố điều mà các địa điểm bên ngoài thành phố thường thiếu.

Ngoài ra, hãy mang không gian ngoài trời vào nếu bạn không có nhiều thời gian, ngay cả khi điều đó chỉ có thể là thêm cây xanh vào không gian văn phòng. Nhìn ngắm các vật liệu tự nhiên như lá cây, gỗ có liên quan đến sự bình tĩnh và tập trung cao hơn. Cảm giác như bạn đang ở ngoài trời có thể thúc đẩy cảm giác hạnh phúc tổng thể.

4. THU GỌN BÀI DIỄN THUYẾT
Không có gì giết chết sự sáng tạo, sự cộng tác của một offsite bên ngoài nhanh hơn một bản trình bày 200 trang. Hãy giữ bài thuyết trình ngắn gọn và súc tích. Ý tưởng là để tương tác và lý tưởng hóa, không phải là một cuộc trò chuyện một chiều.

Nhìn chung, điều quan trọng là quản lý kỳ vọng và mục đích ngay từ đầu. Đảm bảo trình bày rõ ràng mục đích của hoạt động offsite để tất cả các thành viên trong nhóm hiểu được mục đích cá nhân của họ khi đến đó (thay vì ngồi tại bàn làm việc, nơi có thể tiếp tục gọi tên họ). Hãy coi đây là cơ hội để thu hút thông tin và ý tưởng đồng thời định dạng các bản trình bày để đảm bảo rằng sự tương tác được đặt lên hàng đầu.

5. GHI LẠI MỌI THỨ
Rất nhiều ý tưởng tuyệt vời được đưa ra trong thời gian offsite nhưng nhanh chóng bị lãng quên vào ngày hôm sau. Chỉ định một thành viên trong nhóm làm người ghi chép, ghi chú và chỉ định các mục hành động và chủ sở hữu, giúp duy trì động lực.

Giới thiệu người ghi chép với nhóm và khuyến khích họ hỏi rõ ràng về bất kỳ điều gì trong ngày, bao gồm cả việc chủ sở hữu được chỉ định nên là ai đối với bất kỳ nhiệm vụ nào cần theo dõi. Ngày hôm sau, hãy gửi bản tóm tắt đầy đủ cho nhóm trong khi các ý tưởng đang được ưu tiên hàng đầu.

6. LUÔN CÓ SẴN CÔNG CỤ DỤNG CỤ ĐẠO CỤ
Chúng ta được lập trình để giữ cho đôi tay bận rộn trong thời đại kỹ thuật số đến mức chúng ta thường với lấy điện thoại theo thói quen. Không khuyến khích kiểm tra điện thoại tự động điều khiển bằng cách đặt các đồ vật như chất tẩy rửa đường ống, quả bóng căng thẳng hoặc nam châm bất cứ thứ gì nhỏ và dễ lấy mà năng lượng hình phễu có thể giúp tâm trí bồn chồn tập trung.

7. CHUẨN BỊ DANH SÁCH PHÁT NHẠC ĐA DẠNG
Nhạc nền giữ cho năng lượng cao và sự rung cảm thoải mái. Tạo danh sách phát tùy chỉnh hoặc tìm một danh sách phát trực tuyến. 

8. NGHỈ NGẮN NHIỀU LẦN TẠI OFFSITE
Hãy lên lịch các khoảng thời gian 15 phút để giúp giảm bớt mọi căng thẳng mà các thành viên trong nhóm có thể gặp phải khi rời khỏi bàn làm việc của họ. Giữ thời gian chặt chẽ bằng cách sử dụng đồng hồ bấm giờ cho giờ giải lao, sau đó quay lại với niềm vui sáng tạo. Rốt cuộc, đó là tất cả những gì bạn ở đây!

9. THƯ GIÃN SAU GIỜ LÀM VIỆC
Bao gồm một hoạt động sau ngày làm việc tùy chọn cho những người tham dự để duy trì đà gắn kết và mang đến cho nhân viên trải nghiệm độc đáo. Hãy nghĩ xa hơn về đồ uống: Hãy xem xét một lớp học nấu ăn, xưởng gốm sứ, chuyến tham quan đi bộ hay bất kỳ trải nghiệm mới lạ nào giúp kéo dài niềm vui.

10. CẢM GIÁC NGẠC NHIÊN VÀ THÍCH THÚ
Khai thác khu vực thư giãn (offsite) một cách thận trọng có thể tạo ra sự mới lạ và hay thay đổi trong ngày làm việc (và làm cho phần trình bày khô khan đó trở nên dễ chịu hơn). Thuê một người đọc bài tarot, truyện tranh độc lập, người chữa bệnh bằng trực giác, bất kỳ chuyên gia nào có thể mang lại hương vị khác cho lịch trình.